Como o sistema ICTIO é hoje o componente principal do Observatório, seus termos de uso e sua política de privacidade são os que orientam a consulta, o download e a reutilização dos dados disponíveis no Observatório. Recomenda-se revisá-los antes de usar a informação.

O Observatório não publica dados pessoais. Ainda assim, a Aliança trabalha para que as organizações que geram a informação sejam reconhecidas. A forma desse reconhecimento depende dos acordos locais que cada iniciativa estabelece no marco da Política de ética e governança de dados. Quando um trabalho requer informação com maior nível de detalhe, o procedimento é descrito na seção de Acesso a dados sensíveis, que explica como apresentar a solicitação à Secretaria Técnica.